PRIVACYVERKLARING

ALGEMEEN
Praktijk Utrechtse Heuvelrug, ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder no. 30222610 , handelend onder de naam Prevence voert al meer dan tien jaar diverse gezondheidsonderzoeken uit bij grote en kleinere bedrijven, zowel bij profit- als non-profit-instellingen. Wij werken samen met BIG-geregistreerde verpleegkundigen en bedrijfsartsen. Prevence adviseert en ondersteunt naast particulieren ook werkgevers met betrekking tot duurzame inzetbaarheid. Daarvoor biedt zij maatwerk door het verlenen van diensten op het gebied van preventie, leefstijl en overgang met als doel werknemers competent, gemotiveerd en gezond te houden. Alle activiteiten staan in dienst van verbetering of behoud van Vitaliteit en Gezondheid.

Doel van deze privacyverklaring

Wij plaatsen deze privacyverklaring op onze website om aan onze informatieplicht te voldoen en u als lezer ervan op transparante wijze te informeren over het gebruik van persoonsgegevens door onze organisatie.

Wie informeren wij?

Met dit privacy statement informeren wij u als lezer ervan en alle overige belangstellenden/ betrokkenen.

Waarover informeren wij u?

Wij informeren u over het gebruik van persoonsgegevens, over het doel van de verwerkingen, over de beveiliging van de gegevens, over de mogelijke ontvangers van deze gegevens en over de bewaartermijn. Kort en goed leggen wij voor elke verwerking uit welke gegevens wij voor welke doeleinden verwerken. Daarnaast informeren wij u over uw rechten als betrokkene, zoals het recht op inzage en verwijdering van uw gegevens. Tot slot vindt u terug hoe u een klacht kunt indienen, feedback kunt geven, informatie kunt verkrijgen of andere vragen kunt stellen.

Gebruikte begrippen Prevence		Verwerkingsverantwoordelijke;
onze klanten		onze opdrachtgevers;
betrokkene(n)		degene(n) van wie de persoonsgegevens worden verwerkt
persoonsgegevens		alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon*
verwerkingsverantwoordelijke		degene die het doel en de middelen van de verwerking vaststelt
verwerker		degene die de gegevens voor de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt

* met identificeerbaar wordt bedoeld dat de identiteit van de natuurlijke persoon indirect kan worden afgeleid, bijvoorbeeld aan de hand van een kenteken en/of een IP-adres.

Wat is persoonsgegeven?
Een persoonsgegeven is een gegeven dat informatie kan verschaffen over een bepaald persoon, bijvoorbeeld over zijn eigenschappen, zijn opvattingen of zijn gedragingen. Ook als de naam van de persoon niet met zoveel woorden is genoemd, kan sprake zijn van een persoonsgegeven, bijvoorbeeld als het gaat om iemand van wie de identiteit redelijkerwijs zonder al te veel inspanning kan worden vastgesteld.

Leesbaarheid

In het algemeen richten we het woord rechtstreeks tot u als lezer van deze privacyverklaring. Uitsluitend voor de leesbaarheid refereren we in dit statement soms aan de betrokkenen met het woord ‘hij’ (en gebruiken dus ook alleen de woorden ‘hem’ en ‘zijn’). Vanzelfsprekend zijn ook onze vrouwelijke bezoekers en/of onze klanten en/of klanten van onze klanten en/of onze werknemers en/of onze sollicitanten en/of overige betrokkenen hierbij inbegrepen.

Onze werkwijze

Als een bedrijf ons verzoekt een preventief medisch onderzoek (PMO) uit te voeren, kunnen de werknemers van dat bedrijf zelf beslissen of zij daaraan willen meewerken of niet. Indien een medewerker van een bedrijf graag in een PMO wil participeren voeren we een face-to-face-gesprek met de betreffende werknemer. Uit dat gesprek volgt vervolgens een leefstijladvisering met praktische tips.

Omdat wij veel waarde hechten aan de privacy van de deelnemers van de door ons uitgevoerde preventieonderzoeken verwerken wij alle gegevens die de deelnemers ons verstrekken anoniem. We slaan de door hen verstrekte gegevens niet op. Van de bevindingen die we aan de onderzochte verstrekken, maken we geen kopie. De onderzochte ontvangt dus het enige en unieke exemplaar van de bevindingen met het leefstijladvies.

De bevindingen die we met de medewerker hebben gedeeld, verwerken wij vervolgens anoniem zonder naam en zonder overige mogelijkheden om de gegevens te naar de onderzochte te kunnen herleiden op speciaal daartoe ontwikkelde documenten, waarin uitsluitend de bevindingen terug te vinden zijn zonder dat deze gekoppeld zijn aan een specifiek persoon. Om de privacy van de medewerkers zoveel mogelijk te waarborgen, dienen ten minste dertien deelnemers aan een onderzoek deel te nemen.

Uit het geheel van de bevindingen kunnen wij een algemene anonieme rapportage voor werkgever opstellen. In een dergelijke rapportage kunnen wij de werkgever bijvoorbeeld erop wijzen dat de gemiddelde BMI van haar werknemers te hoog is. Voor het opstellen van een dergelijke rapportage geldt dat ten minste vijftig deelnemers aan een PMO dienen te hebben deelgenomen, zodat de algemene opmerkingen in geen geval tot een specifieke werknemer te herleiden zijn. Daarbij geldt dat in het geval dat de gegevens op welke wijze dan ook tot een specifiek persoon te herleiden zouden kunnen zijn, we geen rapport aan de werkgever verstrekken, maar – en ook dan alleen als dat privacy technisch mogelijk is – slechts een aantal algemene aanbevelingen zoals ‘meer inzetten op vitaliteit’.

In dat kader is dus van belang te benadrukken dat we geen persoonsgegevens van de onderzochten verwerken, nu de gegevens niet van geïdentificeerde of identificeerbare personen zijn.

Zorgvuldige omgang

Wij zullen de persoonsgegevens die u aan ons (hebt) verstrekt met de grootst mogelijke zorg behandelen en beveiligen. Om die reden spannen wij ons in zoveel mogelijk te voldoen aan de eisen die de AVG en overige toepasselijke wet- en regelgeving aan de verwerking van persoonsgegevens stelt. Wij gebruiken de gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze aan ons zijn verstrekt en verwerken niet meer gegevens dan voor het doel noodzakelijk is.

Toepasselijkheid
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle werkzaamheden van Prevence en dus ook op het bezoek van onze website. Het is van toepassing op alle door onze klanten aan ons verstrekte persoonsgegevens en op persoonsgegevens verstrekt door bijvoorbeeld sollicitanten, medewerkers, bezoekers van onze website, leveranciers of van personen die offertes opvragen voor een preventief onderzoek.

Wij wijzen u erop dat wij geen verantwoordelijkheid kunnen nemen voor het privacybeleid van andere ondernemingen en/of sites en bronnen, ook niet als wij daarnaar op onze website verwijzen of met hen samenwerken.

Verstrekker van de gegevens
Alle persoonsgegevens ontvangen wij in het algemeen van de betrokkenen zelf, maar soms ontvangen we de gegevens van een medewerker van de afdeling HRM van een in een PMO geïnteresseerd bedrijf

Verstrekking van de gegevens niet verplicht
Prevence hecht eraan te benadrukken dat het voor u als bezoeker van onze website of anderszins betrokkene niet verplicht is uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken.

Toestemming
Als u ons toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u deze te allen tijde intrekken.

Koppelen van gegevens

Wij koppelen geen gegevens, maar leggen slechts de rechtstreeks verkregen informatie vast.

VAN WIE VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Wij verwerken persoonsgegevens van de contactpersonen van onze zakelijke relaties en van u als bezoeker van onze website.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ MET WELK DOEL EN WAAR?

Bestand van opdrachtgevers
Prevence ontvangt haar opdrachten in het algemeen van een vaste klanten of door middel van verwijzing van een arbodienst

Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende gegevens van onze leveranciers of onderaannemers:

• NAW
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres
• Geslacht

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
De verstrekte gegevens gebruiken wij uitsluitend voor het maken van contact en voor zover nodig voor de bijbehorende noodzakelijke administratie.

Wie hebben toegang tot de gegevens?
Alleen degene die het contact met de opdrachtgever opneemt en onderhoudt.

Delen van uw persoonsgegevens
Zonder uw schriftelijke toestemming delen wij uw persoonsgegevens niet met derden.

Toestemming
Als u ons schriftelijk toestemming hebt verleend voor het bewaren van gegevens kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Als wij uw contactgegevens hebben gewist, betekent dat wel dat wij geen contact met u kunnen opnemen voor een nieuw onderzoek.

Website
Met het begrip website verwijzen wij naar ieder gebruik van onze webpagina’s onder de domeinnaam: https://www.prevence.nl en naar alle diensten die wij op de betreffende webpagina’s aanbieden. Wij verwerken de persoonsgegevens voor zover dat nodig is om de website en de daarmee verbonden diensten beschikbaar te houden.

Welke gegevens verwerken we?
Wij verzamelen gegevens over de gebruikers van de website, zoals de duur van het bezoek, het domein, het browsertype, de door u bezochte pagina’s, welke artikelen u hebt gelezen, uw IP-adres en cookies. Met deze gegevens kunnen wij u in beginsel niet identificeren, omdat uw IP-adres slechts tot de naam van uw provider of van uw bedrijfsnetwerk leidt.

Ook verzamelen wij uw gegevens als u die uitdrukkelijk en vrijwillig aan ons ter beschikking hebt gesteld, bijvoorbeeld door invulling van het contactformulier. De informatie die we u vragen aan ons te verstrekken voor het opnemen van contact zijn de volgende: naam en e-mailadres. Daarnaast verwerken we mogelijk nog aanvullende persoonsgegevens voor zover u die in het ‘uw bericht’-veld hebt ingevuld.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Wij gebruiken de vrijwillig door u verstrekte contactgegevens om contact met u te kunnen opnemen. De persoonsgegevens die op de website worden verzameld worden hoofdzakelijk gebruikt door ons gebruikt voor het onderhouden van relaties met u en voor zover dat aan de orde is voor het verwerken van uw bestellingen. We gebruiken uw bezoekgegevens en IP-adres om de indeling op onze website verbeteren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op onze site te zetten waardoor wij onze dienstverlening kunnen verbeteren.

Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een kleine hoeveelheid data die in de browser van uw computer of op uw mobiele apparaat wordt geplaatst zodra u onze website bezoekt. Wij gebruiken cookies om het gebruik van onze website te optimaliseren en beter inzicht te krijgen in het gebruik van de website en welke informatie goed scoort bij onze bezoekers. In onze cookieverklaring verstrekken we u nadere informatie over ons gebruik van cookies en welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.

Voor meer informatie over het gebruik, het beheer en het verwijderen van cookies voor elk besturingstype, nodigen wij u uit om de volgende link te raadplegen:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/internet-telefoon-tv-en-post/cookies#faq.

Als u onze website bezoekt, verschijnt een banner waarmee we u informeren over het gebruik van cookies. Wij gebruiken de volgende soorten cookies op onze website:

• Functionele cookies: zoals sessie- en login cookies voor het bijhouden van sessie- en inloginformatie.
• Geanonimiseerde analytische cookies: om inzage te krijgen in het bezoek aan onze website op basis van informatie over bezoekersaantallen, populaire pagina’s en onderwerpen. Op deze wijze kunnen we de communicatie en informatievoorziening beter afstemmen op de behoeften van bezoekers van onze website. We kunnen niet zien wie onze websites bezoekt of vanaf welke pc het bezoek plaatsvindt.
• Niet-geanonimiseerde analytische cookies: om inzage te krijgen in het bezoek aan onze website op basis van informatie over bezoekersaantallen, populaire pagina’s en onderwerpen. Op deze wijze kunnen we de communicatie en informatievoorziening beter afstemmen op de behoeften van bezoekers van onze website.
• Tracking cookies: zoals advertentiecookies die zijn bedoeld voor het tonen van relevante advertenties. Uit de informatie over bezochte websites kunnen persoonlijke interesses worden afgeleid. Daarmee kunnen organisaties hun websitebezoekers bijvoorbeeld gerichte advertenties tonen. Tracking cookies maken het mogelijk om profielen van mensen op te stellen en hen anders te behandelen. Met tracking cookies worden doorgaans persoonsgegevens verwerkt.

Voor meer vragen over het gebruik van cookies verwijzen we je naar onze cookieverklaring http://www.prevence.nl/cookie-verklaring

Wie hebben toegang tot de gegevens?
De directie van Prevence heeft toegang tot de gegevens. Tevens de websitebouwer” Advertising Heroes” waarmee een verwerkersovereenkomst gesloten is.

Delen van uw persoonsgegevens
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden en zeker niet met marketeers.

Toestemming
Als u ons schriftelijk toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens of voor het gebruik van meer cookies dan slechts de noodzakelijke kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. De door u verleende toestemming is geldig voor een periode van dertien maanden.

Links
Op de website van Prevence zijn links naar websites van andere partijen opgenomen. Prevence draagt geen verantwoordelijkheid voor de manier waarop deze partijen met uw gegevens omgaan. Deze privacyverklaring is dan ook niet van toepassing op websites van derden waarnaar wij op onze website verwijzen. Wij adviseren u om die reden om op de door u bezochte site na te gaan of deze een privacyverklaring bevat en na te gaan of u zich in het daarin beschreven privacybeleid kunt vinden.

BEWAARTERMIJNEN
Prevence bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze in eerste instantie zijn verzameld. Hoe lang wij bepaalde gegevens bewaren is afhankelijk van het soort gegevens en de doeleinden waarvoor we ze verwerken. Daarbij hanteren we, indien van toepassing, de wettelijke bewaartermijnen. Daarna vernietigen we de persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier waarop ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon (anonimiseren) voor zover ze al te herleiden waren, gelet op de hierboven vermelde werkwijze.

Medische gegevens dienen op grond van de BIG vijftien jaar te worden bewaard. De door de onderzochten verstrekte gegevens zijn allemaal anoniem en niet meer naar de specifieke onderzochte te herleiden.

BEVEILIGING
Prevence verwerkt bijzonder weinig persoonsgegevens en de gegevens die zij verwerkt, verwerkt zij veilig.

Wij hanteren verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn, niet kunnen worden misbruikt of op een andere manier in handen van de verkeerde personen terecht kunnen komen. Wij hanteren daarvoor onder meer een informatiebeveiligingsbeleid dat aan de daaraan te stellen eisen en standaarden voldoet. Wij gebruiken de persoonsgegevens bovendien alleen voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen.

Wij werken uitsluitend samen met betrouwbare verwerkers met wie wij deugdelijke overeenkomsten hebben gesloten en die privacy ook hoog in het vaandel hebben staan. Onze samenwerkingspartner op dit moment is: SKB.

Meldplicht Datalekken
Als persoonsgegevens in handen van een onbevoegde terechtkomen, spreken we van een datalek. In de praktijk is vaak sprake van een datalek als een medewerker per ongeluk zijn laptop, telefoon en/of een usb-stick in het openbaar vervoer of een andere openbare plek heeft laten liggen of als deze zijn gestolen, als de gegevens van een onderneming zijn gehackt, als een medewerker per ongeluk een bestand met persoonsgegevens per e-mail aan een onbevoegde verstuurt of als computerbestanden op een andere wijze zijn uitgelekt. Prevence registreert alle (kleine en grote) datalekken intern. Gelet op de beperkte mate van verwerking van persoonsgegevens is het risico van een datalek met een aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens zeer gering. Als die gevolgen zich desalniettemin zouden hebben verwezenlijkt, meldt Prevence het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Prevence meldt het datalek in dat geval ook aan degene wiens gegevens het betreft als het naar alle waarschijnlijkheid ongunstige gevolgen heeft of zal hebben voor diens persoonlijke levenssfeer en Prevence geen zwaarwegende redenen heeft tot het achterwege laten van de melding.

Intern privacybeleid
Binnen Prevence geldt een intern privacybeleid. Daarin is onder meer vastgelegd dat alleen medewerkers die het voor uitvoering van hun werkzaamheden echt nodig hebben toegang tot de persoonsgegevens hebben en ze mogen inzien en verwerken. Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om. Binnen Prevence geldt een clean desk en clean screen policy.

WELKE RECHTEN HEBT U?

Uw rechten
Wij vinden een transparant privacystatement van belang. Daarom vinden wij het belangrijk u te wijzen op de rechten die u kunt uitoefenen. Als betrokkene hebt u onder meer het recht uw persoonsgegevens in te zien en om (te verzoeken om) ze te (laten) corrigeren, aan te vullen, te verwijderen en/of af te schermen.

Hieronder vindt u een weergave van al uw rechten. Deze rechten zijn:

• Het recht van inzage: u hebt het recht op inzage van uw gegevens om op die wijze na te gaan welke persoonsgegevens Prevence van u verwerkt.
• Het recht uw gegevens aan te vullen, te verbeteren, te verwijderen of te rectificeren: als de persoonsgegevens die Prevence van u verwerkt niet juist zijn, hebt u het recht deze te laten aanpassen of te laten verwijderen. Wij zullen de gegevens verwijderen als ze feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn, niet ter zake doen voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld of als we ze op een andere manier in strijd met een wet hebben gebruikt. Als we een grondslag voor verwijdering hebben, u dat ook hebt gewenst en het op grond van de wet is toegestaan, zullen we uw gegevens volledig wissen, zodat u niet meer bij ons bekend bent.
• Het recht op vergetelheid: als wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hierop zijn een aantal uitzonderingen, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder meer de Belastingdienst of op grond van de BIG. Als u van dit recht gebruik hebt gemaakt, kan dit invloed hebben op een (toekomstige) klachtenprocedure. De mogelijkheid bestaat dat door de verwijdering van uw gegevens een klacht niet meer in behandeling kan worden genomen, omdat de gegevens niet meer bekend zijn.
• Het recht op beperking van verwerking: u hebt het recht de gegevensverwerking te beperken. Dat willen zeggen dat u ons kunt verzoeken een deel van de gegevensverwerking te staken en een ander deel wel voort te zetten.
• Ook hebt u het recht op dataportabiliteit. Dat willen zeggen dat wij uw gegevens op gecomprimeerde wijze aan u leveren, zodat u ze op eenvoudige wijze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt verstrekken.
• Het recht van bezwaar: als Prevence uw gegevens op grond van gerechtvaardigd belang, algemeen belang of toestemming verwerkt, kunt u hiertegen bezwaar maken als u van mening bent dat uw specifieke belangen zwaarder wegen dan ons gerechtvaardigd belang tot verwerking ervan. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar. Als u bezwaar maakt tegen de gegevensverwerking zullen we uw bezwaren wegen en vervolgens een weloverwogen besluit nemen ten aanzien van uw bezwaar tegen de gegevensverwerking. Als u het daarmee niet eens bent of als u overigens bezwaar hebt tegen de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP gaat er daarbij vanuit dat u eerst hebt getracht de klacht rechtstreeks met ons af te handelen. U kunt uw klacht eenvoudig indienen via de website van de AP.
• Overige rechten: ook hebt u het recht om een doeltreffende voorziening in rechte in te stellen en hebt u recht op schadevergoeding als sprake is van privacyschending. Tot slot hebben betrokkenen nu ook collectief een actierecht.

Gebruik maken van uw rechten
Wij vinden het van groot belang dat derden niet met uw privégegevens aan de haal kunnen gaan en met slechts een e-mail om inzage van uw gegevens kunnen verzoeken. Om die reden vinden wij het van belang dat onze klanten of andere betrokkenen uitsluitend inzage in hun gegevens kunnen verkrijgen als ze daar persoonlijk door een bezoek aan ons kantoor om verzoeken en ons daarbij een kopie van hun identiteitsbewijs (paspoort, identiteitsbewijs of rijbewijs) tonen, zodat we de identiteit van de verzoeker met zekerheid kunnen vaststellen.

Als u inzage in uw gegevens wenst, is het wel zo praktisch dat u dit van tevoren aan ons mededeelt via info@prevence.nl. Ook omdat u ons om kopieën van uw gegevens kunt verzoeken, is het wel zo praktisch dat u uw bezoek van tevoren aankondigt, zodat we deze dan voor u gereed kunnen hebben liggen.

Nadat u om inzage van uw gegevens hebt verzocht, ontvangt u van ons een volledig overzicht van de van u verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. Als we niet of slechts gedeeltelijk aan uw verzoek kunnen voldoen, zullen wij dat schriftelijk aan u bevestigen.

Handelingsonbekwaam
Als u jonger dan 16 jaar bent of anderszins niet handelingsbekwaam bent, zult u uw verzoek door uw wettelijke vertegenwoordiger moeten laten indienen.

Termijn
Wij zullen binnen een termijn van ten hoogste één maand reageren op uw verzoek. Als het ons vanwege de complexiteit van uw verzoek niet lukt binnen deze termijn op uw verzoek te reageren, dan mogen we de termijn verlengen tot ten hoogste twee maanden. Als we genoodzaakt zijn de termijn te verlengen, zullen we u hiervan binnen de eerste maand op de hoogte stellen.

KLACHTEN
Als u een klacht hebt over de wijze waarop wij de AVG of andere toepasselijke privacy wet- en regelgeving hebben toegepast, kunt u een klacht bij ons indienen door middel van verzending van een e-mail aan info@prevence.nl . Op de klacht is de klachtenprocedure van Prevence van toepassing. Wij reageren binnen uiterlijk vier weken schriftelijk op uw klacht. Als we er onverhoopt niet samen zouden uitkomen, dan kunt u een klacht bij de AP indienen.

WIJZIGING VAN DE PRIVACYVERKLARING
Prevence is gerechtigd deze privacyverklaring te wijzigen. Alleen als sprake is van wezenlijke wijzigingen zullen wij u daarvan bij e-mailbericht op de hoogte stellen. Wij adviseren u daarom deze verklaring regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van alle wijzigingen.

De laatste versie van dit privacy statement dateert van 21 juli 2019

HULP NODIG?

Met deze privacyverklaring hebben we u duidelijkheid willen geven over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan. We controleren regelmatig of we nog aan onze privacyverklaring voldoen.

Als u desalniettemin vragen over deze verklaring hebt of u anderszins onze hulp nodig hebt, kunt u van maandag tot en met vrijdag tussen 8.30 en 17.00 uur contact met Margreet Sack-van den berg, via e-mailadres: info@prevence.nl of via telefoonnummer 0343-421241. Wij zijn u graag van dienst.